Datenschutzerklärung von Alena Dittrich Photography

1 · Wer ist verantwortlich

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten in Galerie, Kundenportal, Angebot, Vertrag und Anfrage ist Alena Dittrich, Klosterstr. 1, 48431 Rheine, E-Mail alena@alena-dittrich.com, Telefon +49 (0)151 - 75 000 715.

Diese Seiten laufen auf der Plattform Fotolio (Alena Dittrich Photography, Klosterstr. 1, 48431 Rheine). Fotolio verarbeitet deine Daten in meinem Auftrag als Auftragsverarbeiterin (Art. 28 DSGVO). Für Vorgänge, die Fotolio selbst betreffen (zum Beispiel die Sicherheit der Plattform), ist Fotolio eigene Verantwortliche; dazu informiert die Datenschutzerklärung der Plattform unter fotolio.one/datenschutz.

2 · Welche Daten ich wofür verarbeite

a) Anfrage und Buchung. Schickst du mir eine Anfrage, speichere ich Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht sowie, je nach Formular, Wunschtermin, Art des Shootings und weitere Angaben, die du eintippst. Zweck: deine Anfrage beantworten und das Shooting vorbereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Habe ich eine Zustimmungs-Box vorgeschaltet, wird eine Anfrage ohne dein Häkchen nicht angenommen.

b) Kundenakte, Galerie und Portal. Wirst du meine Kundin oder mein Kunde, lege ich in Fotolio an: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gegebenenfalls Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie meine Notizen zum Projekt, dazu Termine, Angebote, Verträge, Rechnungen und deine Galerien. Zweck: Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dein Galerie-Passwort wird nur als Hash gespeichert. Nach der Anmeldung in Galerie oder Portal setzt Fotolio ein Cookie, das dich 30 Tage angemeldet hält; es ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und enthält nur eine Kennung. Jeder Aufruf einer Galerie wird mit Zeitpunkt und dem Kennzeichen „über Gästelink“ protokolliert, ohne IP-Adresse und ohne Browserdaten.

c) Angebote, Verträge und Rechnungen. Nimmst du ein Angebot online an oder unterschreibst du einen Vertrag online, speichert Fotolio den Text in der Fassung, die du gesehen hast, den Zeitpunkt, deinen Namen und beim Vertrag ein Bild deiner Unterschrift; die Annahme eines Angebots wird zusätzlich als Sicherheitsereignis (Abschnitt 3) festgehalten. Zweck: Vertragsschluss und Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Rechnungen, Angebote und Galerie-Einladungen verschickt Fotolio in meinem Auftrag per E-Mail.

d) Fotos und Download-Pakete. Deine Fotos liegen bei Hetzner in Deutschland, als Original, in mehreren Verkleinerungen und, wenn ich Bilder zum Kauf anbiete, als Fassung mit Wasserzeichen. Download-Pakete (ZIP) werden in einem getrennten, nicht öffentlichen Bereich vorbereitet; ein Download-Link gilt sechs Stunden. Möchtest du benachrichtigt werden, sobald dein Paket fertig ist, speichert Fotolio dafür deine E-Mail-Adresse (als Gast die, die du eingibst) und schickt genau eine Mail. Als Gast gibst du dafür eine Adresse an, die spätestens nach sieben Tagen wieder gelöscht wird.

e) E-Mails. Bestätigungen, Angebote, Rechnungen, Zugangslinks und Erinnerungen verschickt Fotolio in meinem Auftrag über Brevo. Zu jeder Mail speichert Fotolio für mich einen Versandnachweis (Zeitpunkt, Art der Mail, Betreff, deine Mail-Domain, Zustellstand). Antwortest du auf eine Mail, die über Fotolio ging, nimmt der Dienstleister Mailgun (EU-Region) deine Antwort entgegen und übergibt sie an Fotolio, wo sie deiner Anfrage zugeordnet wird.

f) Zusätzliche Bilder kaufen. Kaufst du in deiner Galerie zusätzliche Bilder, gibst du deine E-Mail-Adresse an. Bezahlt wird per Rechnung, die du als PDF per E-Mail erhältst. Fotolio speichert die Adresse, die gekauften Bilder, den Preis, den Zeitpunkt deiner Zustimmung zum sofortigen Beginn der Ausführung und die Fassung der Texte, die du gesehen hast, um dir die gesetzlich vorgeschriebene Vertragsbestätigung mit Widerrufsbelehrung zu schicken (§ 312f BGB) und den Vertragsschluss nachweisen zu können (§ 312m Abs. 2 BGB). Die Bestellung wird als Buchungsbeleg aufbewahrt (Abschnitt 5). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

h) Termine im Kalender. Ich habe meinen Google-Kalender mit Fotolio verbunden. Für jeden Termin legt Fotolio einen Kalendereintrag bei Google an; darin stehen dein Name, gegebenenfalls deine Firma, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer, der Ort, der Paketpreis und meine Notizen zum Projekt. Du wirst als Teilnehmerin eingetragen, und Google verschickt daraufhin selbst eine Einladungs-E-Mail an dich.

i) Cloud-Speicher. Ich habe meine Dropbox (Dropbox International Unlimited Company, Irland) mit Fotolio verbunden; Fotolio überträgt Foto-Originale in von mir gewählte Ordner dort. Ordner- und Dateinamen können deinen Namen enthalten. Fotolio kann die dort abgelegten Kopien nicht löschen.

j) Werbe-Messung auf meiner Anfrageseite. Ich habe Kennungen von Meta oder Google für meine Anfrageseite hinterlegt. Die Skripte dieser Anbieter werden nur geladen, wenn du im Cookie-Banner „Alle akzeptieren“ wählst; bei „Nur notwendige“ passiert nichts. Deine Wahl kannst du jederzeit ändern oder widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite oder indem du die Browserdaten dieser Website löschst; ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung nicht. Eine Meldung deiner Anfrage von Fotolios Server an Meta erfolgt nur, wenn die Website, auf der du angefragt hast, deine ausdrückliche Werbe-Einwilligung mitgeteilt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du kannst sie jederzeit mir gegenüber widerrufen.

k) Videos. Binde ich in deiner Galerie ein Video von YouTube oder Vimeo ein, wird vor dem Abspielen keine Verbindung zu diesen Anbietern aufgebaut. Erst mit deinem Klick lädt dein Browser den Player; dabei erhält der Anbieter deine IP-Adresse und Browserdaten.

l) WhatsApp. Öffne ich in der Kundenverwaltung einen WhatsApp-Link, übergibt mein Gerät deine Telefonnummer und einen vorausgefüllten Text an WhatsApp. Das passiert nur durch meinen Klick.

3 · Was Fotolio selbst verantwortet

Für drei Dinge ist Fotolio eigene Verantwortliche, nicht meine Auftragsverarbeiterin: die Sicherheit der Plattform (zum Beispiel werden fehlgeschlagene Anmeldungen und Missbrauchsversuche als Sicherheitsereignis mit gehashter IP-Adresse gespeichert, ein Ereignis nach 30 bis 90 Tagen gelöscht), den Einwilligungsbanner mit der lokalen Speicherung deiner Wahl und den Hilfe-Chat in Galerie und Portal. Im Chat steht der Hinweis, dass deine Eingaben zur Beantwortung an Anthropic übermittelt werden; vor dem Klick auf „Hilfe“ wird nichts übermittelt. Alles Weitere dazu steht in der Datenschutzerklärung der Plattform unter fotolio.one/datenschutz.

4 · Wer deine Daten bekommt

– Fotolio, als meine Auftragsverarbeiterin (Abschnitt 1).

– Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Server, Datenbank und Dateispeicher der Plattform, Rechenzentrum in Nürnberg; Unterauftragsverarbeiterin von Fotolio.

– Brevo (Sendinblue SAS, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich) – Versand der E-Mails; Unterauftragsverarbeiterin von Fotolio.

– Mailgun (EU-Region): Entgegennahme deiner Antworten auf Mails von Fotolio; Unterauftragsverarbeiterin von Fotolio (Sitz USA, Abschnitt 11 der Plattform-Erklärung: Drittlandübermittlung).

– Google Ireland Limited (Kalender, Abschnitt 2 h).

– Der Cloud-Anbieter, den ich gewählt habe (Abschnitt 2 i).

– Meta Platforms Ireland Limited und Google Ireland Limited, nur wie in Abschnitt 2 j beschrieben.

– YouTube und Vimeo, nur nach deinem Klick auf ein Video; WhatsApp, nur nach meinem Klick (Abschnitt 2 k und l).

– Finanzbehörden, Steuerberatung: Rechnungsdaten, soweit gesetzlich verlangt.

Eine Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU–US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) oder auf Standardvertragsklauseln; Einzelheiten stehen in Abschnitt 11 der Datenschutzerklärung der Plattform.

5 · Wie lange

– Rechnungen, Verträge, Angebote und Buchungsbelege: acht Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 14b Abs. 1 UStG).

– Anfragen, die ich nicht angenommen habe: Fotolio anonymisiert sie automatisch nach 90 Tagen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht und Zusatzfelder werden geleert).

– Kundendaten, Projekte und Galerien: solange wir zusammenarbeiten und danach, soweit Aufbewahrungspflichten oder offene Ansprüche es verlangen.

– Download-Pakete: bis die Galerie geschlossen wird, spätestens 60 Tage nach dem letzten Download.

– Anmelde-Cookies in Galerie und Portal: 30 Tage, oder bis du dich abmeldest.

– Sicherungen der Plattform: 30 Tage.

6 · Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21). Schreib dafür an alena@alena-dittrich.com. Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77), zum Beispiel bei der Aufsichtsbehörde deines Bundeslandes oder des Bundeslandes, in dem Alena Dittrich Photography ihren Sitz hat.

7 · Musst du die Daten angeben?

Ohne Namen und E-Mail-Adresse kann ich keine Anfrage beantworten, keinen Vertrag schließen und dir keinen Zugang zu deiner Galerie schicken. Alles andere ist freiwillig.